Service Agreement (v3) - Virtual Region of Overeaters Anonymous

Service Agreement

Layout

Choose a language: *

First Name *

Last Name *

Email *

Confirm Email

Please use a personal email address

Phone *

Please select the country code (box on the left)

Time Zone *

Use the box immediately above to select your time zone

OA is an anonymous fellowship, and our 12th Tradition states that: “Anonymity is the spiritual foundation of all these Traditions, ever reminding us to place principles before personalities.” We hold information about other fellows in confidence. This policy upholds the 12th Tradition. We will only use your personal data for the purposes for which we collected it. Only authorized people are permitted to access your data, which is kept secure and confidential for the time periods as described and then deleted/destroyed using secure methods.

We will do our best to protect the personal information of all fellows registering to do service for the Virtual Region with respect to the information you supply and use thereof. In addition to the Privacy Policy and Notice for Service Volunteers below, please review the Data Protection Policy and the Information Security Policy.

Overeaters Anonymous Virtual Region upholds our 12^th Tradition of anonymity and is committed to protecting the privacy of everyone who shares their personal information with us.

1. GOVERNING LAW AND JURISDICTION

The OA Virtual Region is incorporated as a not-for-profit entity under the laws of the State of New Mexico, the United States of America.

This Policy and all other policies of the Virtual Region, and any dispute or claim arising out of or in connection with this and other Virtual Region policies or their subject matter, shall be governed by and construed exclusively in accordance with the laws of the State of New Mexico, United States of America.

The Virtual Region, all Board members (who act as directors of the Virtual Region) and any other persons designated by the Board in terms of the Bylaws of the Virtual Region to undertake various service for the Virtual Region, and you by affixing your signature at the end of this document, agree that the courts of New Mexico, United States of America, shall have exclusive jurisdiction to adjudicate on and/or settle any dispute or claim arising out of or in connection with this and other Virtual Region policies, or their subject matter.

2. SCOPE OF THIS POLICY AND NOTICE

The Virtual Region is committed to respecting the privacy of individuals whose personal data is collected, processed and shared. This Policy and Notice describes how this commitment is to be met by the Virtual Region and by fellows giving service to the Virtual Region.

It provides information on how your personal data and the personal data of others is to be collected, processed and shared on behalf of the Virtual Region or in connection with the Virtual Region.

It sets out your responsibilities in collecting, processing and sharing the personal data of other service fellows and of any other person whilst you give service for the Virtual Region.

The term “Virtual Region Events” in this document means, amongst others, Virtual Region Assemblies, Virtual Region Conventions, Virtual Region workshops, Virtual Region marathons, Virtual Region retreats, Virtual Region meetings and other Virtual Region special events.

This Policy and Notice addresses your rights and responsibilities to protect the personal data of others that is collected and shared while giving any form of service for the Virtual Region including as Virtual Region representative; Virtual Region committee member, officer or chair; Virtual Region board member, officer or chair; Virtual Region Zoom host, co-host, moderator or dash board operator; Virtual Region Welcome Center service fellow; Virtual Region speaker; Virtual Region sponsor coordinator; Virtual Region website service fellow; Virtual Region Newsletter Service Fellow, Virtual Region Eblast and Virtual Region Event service fellow.

Registers of personal data will be kept of attendances at Virtual Region Events, and stored safely by the Virtual Region service bodies hosting these Virtual Region Events.

3. GENERAL PRINCIPLES

br>The Virtual Region takes responsibility for the personal data that it collects, processes, shares and manages. Privacy will be protected, and personal data not disclosed, unless with explicit consent, or where this is to an authorized data processor or third party service provider of the Virtual Region (such as, amongst others, Zoom, the Eventbrite event platform or our website hosts) or where this is required by law. The Virtual Region will only use personal data for the OA purpose for which it was disclosed, and will securely delete or destroy it once it is no longer required.

The Virtual Region will not use your personal data for any purposes other than for OA related purposes, and will not sell your personal data to any third party.

OA members giving service to the Virtual Region are requested to provide their contact details to the Virtual Region so that they can be contacted in order to fulfill their service role. This personal data of yours (these contact details) will be held on Dropbox or on another secure cloud storage service and for the period of time stated in Table in Paragraph 10 below (at the end of this document).

Virtual Region communication platforms include the Virtual Region websites, Zoom, Facebook, Instagram, WhatsApp, Google Workspace, Signal, chatbot and other platforms we may use now or in the future. In the course of giving service to the Virtual Region it may become necessary for others to provide and share your personal data to a person who is listed in one of the categories below and/or for you to collect and share the personal data of a person who is listed in one of the categories below:

service fellows including amongst others: committee members, interpreters, speakers, moderators, hosts, co-hosts, meeting leaders,
fellows who submit articles, stories, podcasts, video or other forms of media to the Virtual Region for Virtual Region Events, newsletters, blogs, and other outreach materials,
fellows who speak, facilitate, train or share at events including but not limited to workshops, meetings, marathons, conventions, assemblies and special events,
OA members who are seeking sponsorship information or fellowship, or who are willing to sponsor,
OA newcomers,
OA returnees,
concerned family members of an individual,
concerned friends of an individual,
college students seeking information,
medical or mental health professionals such as doctors, nutritionists, social workers, psychologists, or nurses,
members of the clergy,
members of the public seeking information on OA.

4. THE COLLECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA

The personal data that a service fellow may collect and use to further the purpose of the Virtual Region includes amongst others the name of a person, their contact details such as mobile number and email address, the name of the city in which they reside; and their length of abstinence, their meeting, group, intergroup and/or national service body affiliation and their service position, where applicable

The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that any collection and use of or sharing of the personal data of other persons (who are listed in the eleven categories under Section 3 above), and who are subject to the European Union General Data Protection Regulation (EU GDPR), may be done only to the extent of fulfilling the purpose for which it was collected.

Concerning your own personal data, your consent is requested to provide this data in the personal data Box at the end of this Policy and Notice document, for sharing with those persons listed in the eleven categories under Section 3 above.

By your consent, you agree to other OA service fellows – during the course of their OA service – sharing your personal data as provided by you, with any person listed in the eleven categories under Section 3 above, subject to the sharing of your personal data being done on a needs-only basis.

The legal basis – for collecting and/or processing your personal data and for collecting and/or processing the personal data of others – is the legitimate interest in reaching out and providing information about the OA fellowship and the OA program in accordance with the OA 12 Traditions.

No personal data is to be shared with anyone outside of the scope of this Privacy Notice unless required by law.

All personal data is to be kept securely and confidentially for the period specified in Table A below, after which time it is deleted or destroyed using secure methods, unless otherwise extended by you as the data subject.

In collecting and/or using the personal data of persons listed in the eleven categories under Section 3 above, you undertake:

to do so only for the purpose of fulfilling the service role for which you have volunteered;
to take all steps to keep the personal data to which you have access secure and safe;
to direct all inquiries from the press, radio, TV and social media outside of OA, as well as inquiries from government agencies, medical societies, and any outside organizations to the Virtual Region Board Chair;
to review and abide by any and all policies and procedures for data protection and privacy that apply to your service position; and
to attend any orientation and training as required by the Virtual Region.

5. INFORMATION SECURITY

The Virtual Region makes use of IT tools and chat programs (e.g. email, cloud-hosted storage), which means that personal data may be processed by third parties (e.g. Google, Eventbrite, Zoom, Signal, WhatsApp, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact, AOL and Yahoo and others), but this is on the basis that GDPR-compliant data processing or similar agreements are in place by such third parties that protect the privacy of the personal data that is in the possession of such third parties.

6. YOUR RIGHTS AS A DATA SUBJECT

The Virtual Region takes reasonable efforts to comply with the General Data Protection Regulation (GDPR), which is a regulation in EU law on data protection and privacy in the European Union and the European Economic Area.

In terms of the GDPR, you as a data subject (whose data is being collected and processed), have several rights:

The right to know what data has been collected about you by the Virtual Region and its service fellows, and how such data has been processed,
The right to request that changes be made to inaccurate data,
The right to withdraw consent to data processing,
The right to ask for data to be deleted ,
The right to object to data processing, or for it to be restricted ,
The right to request that your data be updated, or deleted, or processing restricted in any way,
The right to lodge a complaint to the relevant Data Protection Regulator for your country of residence, such as, for illustrative purposes, the Information Commissioners Office of the United Kingdom.

You also have the right to request and be given the following information:

The reason why your personal data is held,
The source of your personal data (if not directly from you yourself) that is held,
Whether your personal data has been disclosed to anyone else, and if so, to whom,
For how long it will be stored,
Whether any automated decision-making was used to process the personal data, and
Whether your personal data has been shared outside the EU and if so the mechanisms in place to protect your data.

These requests are called ‘Subject Access Requests.

Process for subject access requests

If you wish to exercise any of the abovementioned rights, you are requested to send a Subject Access Request to the Chair of Virtual Region or to the Virtual Region Board member who is designated as the person responsible for the protection of privacy and of personal data, at chair@oavirtualregion.org

The information should be provided to you within 30 days, without charge.

The Virtual Region Board Chair or designated Virtual Region Board member where applicable, will always verify the identity of anyone making a Subject Access Request before handing over any information.

The Chair of the Virtual Region or the designated Virtual Region Board member where applicable, will record this and all other SARs in one secure location in the Virtual Region Folder.

In making a Subject Access Request you will be contacted to have your identity confirmed, if necessary, by a telephone conversation, or by being asked to supply written evidence of your identity.

The Virtual Region Board Chair or designated Virtual Region Board member, where applicable, will collaborate with the Virtual Region Board members as necessary to identify all information which is held concerning you as a data subject.

All material is to be reviewed by the Virtual Region Board Chair or designated Virtual Region Board member, where applicable, and an assessment made of whether the information can be immediately disclosed, or whether disclosure may adversely affect the rights and freedoms of another individual. Information about a third party is not to be disclosed, and this can be edited out of and redacted from any documents.

Nothing is to be disclosed to you that might prejudice a legal investigation, or where disclosure would breach some other legal duty. Specialist advice is to be sought by the Virtual Region Board if there is any concern about whether disclosure should not be made.

The general rule is that material is to be disclosed to the data subject within 30 days of the request being made, although if it will take longer to prepare the disclosure then you as the data subject may be contacted within 30 days, and informed of the delay and likely timescale for disclosure. Disclosure is to be made within 90 days of your Subject Access Request.

If no personal data is held about you as a data subject then you are to be informed of this.

If personal data is held but no disclosure is made to you as the data subject, then you are to be informed of the reasons for non-disclosure and that no action will be taken by the Virtual Region on your request, and that you have the right to complain to the relevant Data Protection Regulator for your country of residence such as, for example and for illustrative purposes, the Information Commissioners Office of United Kingdom.

If your contact details change during the period of time stated in Table A below (the period of time allowed for the holding of your details), you are requested to notify the Chair of the Virtual Region or, to the Virtual Region Board member designated as the person responsible for the protection of privacy and of personal data, so that your records can be updated.

7. INTERNATIONAL TRANSFER OF PERSONAL INFORMATION (CONSENT TO SHARE OUTSIDE EU)

The Virtual Region covers all geographical areas, extending beyond the USA, the EU, the European Economic Area (“EEA”) and the United Kingdom to include all countries and territories. Some countries and territories may have data protection policies akin to the GDPR and others may not. In these latter circumstances the GDPR requires specific consent to be obtained from data subjects in order to permit their personal data to be processed outside of the EU. Such consent will be sought.

It is likely that your personal data may be transferred outside of the European Economic Area (“EEA”) and of the United Kingdom. It is necessary to tell you this because countries outside of the EEA and the United Kingdom do not always offer the same levels of protection to personal data.

If you are an EEA or a UK resident:

European law and UK law prohibit the transfer of your personal data outside of the EEA and of the UK unless the transfer meets the following lawful criteria:

a. The country to which your data is being transferred has been approved by the EU as having an adequate standard of data protection;

b. The third-party data processor, which is being made use of to store or process information outside the EEA (e.g. Google processes information in the US), provides EU-approved safeguards for the security of data, e.g. the processing contract incorporates EU-approved Standard Contractual Clauses;

c. You have explicitly consented to the transfer of your information, and you have been warned of the possible risks of the transfer.

Important note about transfers outside the EEA and the United Kingdom under (c) above (consent):

As stated above, your personal data may be shared with other OA service fellows and with any person listed in the eleven categories under Section 3 above. This list includes persons who are OA members and also persons who are not OA members.

Due to the global scope of the Virtual Region, there are individuals who reside in areas outside of the EEA and of the United Kingdom. In carrying out their service to the Virtual Region, service fellows will need to communicate via email and other modes including Google, Zoom, Signal, WhatsApp, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact, AOL and Yahoo and others.

If a Virtual Region service fellow who resides outside of the EEA and of the United Kingdom receives a communication containing the personal data of any person, or if a Virtual Region service fellow makes use of a shared folder to access the personal data of a person residing outside of the EEA or of the United Kingdom, then that Virtual Region service fellow will be transferring (processing) personal data outside of the EEA and of the United Kingdom.

The EU or the United Kingdom may have made a finding for the non-EEA country in question that there are adequate or inadequate data protection standards in place in that country.

This Privacy Policy and Notice therefore addresses the possibility that personal data is likely to be accessed and shared with a person who is resident outside of the EEA and of the United Kingdom, in a country where the EU has not made a finding of adequacy. If you are a resident of the EEA or of the United Kingdom, your consent is therefore requested for your personal data to be accessed from outside of the EEA or the United Kingdom. At the bottom of this form you will be asked to give your consent.

8. PRIVACY POLICY BREACH

In the event that you make any mistake with regard to your use of another person’s personal data or in the event there is any breach of the security and safety of this personal data, then it is incumbent on you, within 24 hours of this mistake or breach, to notify the Virtual Region Board Chair or the Virtual Region Board member who is designated as the person responsible for the protection of privacy and of personal data at chair@oavirtualregion.org.

Examples of a breach are - if your email has been hacked, your phone or computer has been stolen or lost, or you have mistakenly shared personal data with someone who was not the intended recipient.

9. ARCHIVING AND RETENTION

OA fellows giving service to the Virtual Region are responsible for managing their own Dropbox Folder or other secure cloud storage and email accounts. Virtual Region Committee and Subcommittee Chairs are responsible for their group’s email addresses.

Personal data is to be stored by the Virtual Region only for the minimum period necessary, consistent with the purpose for which it was processed.

In accordance with this document, I as a service fellow for the Virtual Region undertake and agree that once my service is complete, and – where necessary – after uploading all personal data that I have collected and/or used to the Virtual Region central data repository that is designated for my service and after submitting a report to the Virtual Region as to the use of personal data, when required to do so, that I will delete all personal data that I have collected and used and shared; subject to the provision that where there is a separate private agreement between me and a data subject for me to retain their personal data, and to the extent of this separate and private agreement, it shall be permissible for me to retain their personal data.

The Virtual Region itself may retain personal data until the retention period has elapsed, as detailed in the Table below. It is the responsibility of the person managing the personal data on the Virtual Region Dropbox to take reasonable efforts to delete it.

10. RELEASE OF RIGHTS TO ANY AUDIO RECORDING OF YOUR VOICE

In the event of any audio recording/s being made of your voice during the service that you give to Virtual Region, you release such recording to the Virtual Region and unconditionally grant and assign to it and its assigns all rights in perpetuity including all rights of use, with no royalties or compensation being owing or payable to you for the publication and distribution of the audio recording onto the Virtual Region website and/or in other appropriate OA forums, collections, podcasts and digital media applications, as solely determined by the Virtual Region. You agree that any use of the audio recording of your voice by OA for a fee will be done solely to help the Virtual Region be self-supporting in its purpose of carrying the message to compulsive overeaters who still suffer.

Table A

Description of data	Period to keep
Contact details for OA fellows giving service at Virtual Region	30 months
Register of Virtual Region Events attendance	30 months after attending Virtual Region Event
Emails	30 months after email received or sent
Financial records (including emails)	7 years after end of financial year to which they relate
Events agenda packs	7 years after event, to enable follow up and accountability, including financial accountability
Dropbox folder contents Google drive document, forms and folders	Officer access to Dropbox deleted by Dropbox Admin once handover period finished Contents of folders deleted in accordance with this table Google drive, document forms and fold to be delete by Drive Admin once h anover period is finished.
Newsletter subscribers	While consent is in place
Audio Recordings	Unlimited as per paragraph 10 above

Should you have any questions, you are free to contact us at email chair@oavirtualregion.org.

11. WHAT TO DO WHEN YOU LEAVE A SERVICE POSITION

The Virtual Region requires all service volunteers to be mindful of protecting personal data and anonymity of all our members. This applies while and after you do service.

For you as a service fellow, OA Virtual Region has additional guidelines and helpful suggestions for the use, storage and deletion of personal data. The document “Service Volunteer Data Privacy Checklist” will assist you while you are serving, when you rotate to a new service position, or when you leave a service position.

Version 6 September 2023

Any questions about this policy or any queries concerning data protection matters should be raised with the Chair of Virtual Region at chair@oavirtualregion.org

La Región Virtual de Comedores Compulsivos mantiene nuestra 12ª Tradición de anonimato y se compromete a proteger la privacidad de todas las personas que comparten su información personal con nosotros.

LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

La Región Virtual de OA (comedores compulsivos) está constituida como entidad sin ánimo de lucro conforme a las leyes del estado de Nuevo México, Estados Unidos de América.

Esta Política y todas las demás políticas de la Región Virtual, y cualquier disputa o reclamación derivadas o relacionadas con esta y otras políticas de la Región Virtual o su objeto, se regirán e interpretarán exclusivamente de acuerdo con las leyes del estado de Nuevo México, Estados Unidos de América.

La Región Virtual, todos los miembros del Consejo (que actúan como directores de la Región Virtual) y cualquier otra persona designada por el Consejo en los términos de los Estatutos de la Región Virtual para asumir diversos servicios para la Región Virtual, y usted mediante su firma al final de este documento, aceptan que los tribunales de Nuevo México, Estados Unidos de América, tendrán jurisdicción exclusiva para dirimir y/o resolver cualquier disputa o reclamación que surja de o en relación con esta y otras pólizas de la Región Virtual, o su objeto.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTA POLÍTICA Y AVISO

La Región Virtual se compromete a respetar la privacidad de las personas cuyos datos personales se recogen, procesan y comparten. La presente Política y Aviso describe el modo en que la RV y los miembros que prestan servicio en la Región Virtual deben cumplir este compromiso.

Proporciona información sobre cómo sus datos personales y los datos personales de otros se recogerán, procesarán y compartirán en nombre de la Región Virtual o en relación con la Región Virtual.

Establece sus responsabilidades derivadas de recopilar, procesar y compartir los datos personales de otros miembros de servicio y de cualquier otra persona mientras usted presta servicio para la Región Virtual.

El término “Eventos de la RV” en este documento se refiere a, entre otros, Asambleas de la RV, Convenciones de la RV, talleres de la RV, maratones de la RV, retiros de la RV, reuniones de la RV y demás eventos especiales de la Región Virtual.

Esta Política y Aviso aborda sus derechos y responsabilidades para proteger los datos personales de terceros que se recopilan y que se comparten mientras se presta cualquier tipo de servicio para la RV, incluso como representante de la RV; miembro del comité, funcionario o presidente de la RV; Miembro, directivo o presidente del Consejo de la RV; presentador, copresentador, moderador u operador del panel de control del Zoom de la RV; miembro del servicio del Centro de Bienvenida de la RV; Orador de la RV; coordinador de patrocinadores de la RV; miembro de servicio del sitio web de la RV; miembro de servicio del boletín de la RV, Eblast de la RV y miembro de servicio de eventos de la RV.

Los organismos de servicios de la RV que realicen dichos eventos conservarán y almacenarán de forma segura los registros de datos personales de los asistentes a los eventos de la RV

PRINCIPIOS GENERALES

La Región Virtual asume la responsabilidad de los datos personales que recoge, procesa, comparte y gestiona. Se protegerá la privacidad y no se revelarán los datos personales, a menos que se cuente con el consentimiento explícito, o cuando se trate de un procesador de datos autorizado o un proveedor de servicios externo de RV (por ejemplo, Zoom, la plataforma de eventos Eventbrite o los servidores de nuestro sitio web, entre otros) o cuando así lo exija la ley. La Región Virtual solo utilizará los datos personales para los fines para los que fueron revelados y los eliminará o destruirá de forma segura cuando ya no sean necesarios.

La Región Virtual no utilizará sus datos personales para fines distintos de los relacionados con la OA y no los venderá a terceros.

Los miembros de OA que presten servicio a la Región Virtual deben facilitar sus datos de contacto a la RV para que esta pueda ponerse en contacto con ellos a fin de que cumplan su función de servicio. Dichos datos personales (estos datos de contacto) se conservarán en Dropbox, Google Workspace o en otro servicio seguro de almacenamiento en la nube y durante el periodo indicado en el cuadro del párrafo 10 (al final de este documento).

Las plataformas de comunicación de la RV incluyen el sitio web de la RV, Zoom, Facebook, Instagram, chatbot y otras plataformas que podamos utilizar ahora o en el futuro. En el curso de la prestación de servicios a RV puede ser necesario que otros proporcionen y compartan sus datos personales con una persona que figure en una de las categorías mencionadas a continuación y/o para que recoja y comparta los datos personales de una persona que figure en una de las categorías indicadas a continuación:

1. miembros de servicio, entre otros: miembros de comités, intérpretes, ponentes, moderadores, anfitriones, coanfitriones, responsables de reuniones,
2. miembros que envíen artículos, relatos, podcasts, vídeos u otras formas de medios de comunicación a los eventos, boletines, blogs y otros materiales de divulgación de la RV para la RV,
3. miembros que hablen, faciliten, formen o compartan en eventos que incluyan, entre otros, talleres, reuniones, maratones, convenciones, asambleas y eventos especiales,
4. Miembros de OA que busquen información sobre apadrinamiento o compañerismo, o que estén dispuestos a apadrinar;
5. Recién llegados a OA,
6. Retornados OA,
7. los familiares preocupados de una persona,
8. los amigos preocupados de una persona,
9. estudiantes universitarios en busca de información,
10. profesionales médicos o de salud mental, como médicos, nutricionistas, trabajadores sociales, psicólogos o enfermera/os,
11. miembros del clero,
12. miembros del público que busquen información sobre OA.

RECOGIDA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que un compañero de servicio puede recopilar y utilizar para promover los objetivos de RV incluyen, entre otros, el nombre de una persona, sus datos de contacto, como el número de teléfono celular y la dirección de correo electrónico, el nombre de la ciudad en la que reside; y la duración de su abstinencia, su afiliación a una reunión, grupo, intergrupo u organismo nacional de servicio y su puesto de servicio, si fuere el caso.

El RGPD exige que toda recopilación y uso o distribución de los datos personales de otras personas (que figuren en las once categorías de la sección 3 anterior), y que estén sujetas al Reglamento RGPD de la UE, solo podrá hacerse en la medida en que se cumpla el objetivo para el que se recogió.

Con respecto a sus propios datos personales, se solicita su consentimiento para proporcionar estos datos en el recuadro de datos personales que figura al final de este documento de Política y Aviso, para compartirlos con las personas descritas en las once categorías de la sección 3 anterior.

Con su consentimiento, usted acepta que otros miembros de servicios de OA, en el curso de su servicio de OA, compartan los datos personales que usted ha facilitado, con cualquier persona incluida en las once categorías de la sección 3 anterior, siempre que el intercambio de sus datos personales se realice en función de las necesidades.

La base jurídica para recoger y/o tratar sus datos personales y para recoger y/o tratar los datos personales de otros es el interés legítimo en llegar a la comunidad de OA y proporcionar información sobre la misma y el programa de OA de acuerdo con las 12 Tradiciones de OA.

No se compartirá ningún dato personal con nadie ajeno al ámbito de aplicación del presente Aviso de Privacidad, a menos que así lo exija la ley.

Todos los datos personales se conservarán de forma segura y confidencial durante el periodo especificado en el cuadro A que figura a continuación, transcurrido el cual se eliminarán o destruirán utilizando métodos seguros, a menos que usted, como interesado, disponga lo contrario.

Al recoger y/o utilizar los datos personales de las personas descritas en las once categorías de la sección 3 anterior, usted se compromete a:

hacerlo únicamente con el fin de cumplir la función de servicio para la que se ha ofrecido como voluntario.
tomar todas las medidas necesarias para mantener seguros y protegidos los datos personales a los que tenga acceso;
dirigir todas las consultas de la prensa, radio, televisión y los medios sociales fuera de OA, así como las consultas de organismos gubernamentales, sociedades médicas y cualquier organización externa al presidente de la Junta de la RV;
revisar y acatar todas y cada una de las políticas y procedimientos de protección de datos y privacidad que se apliquen a su puesto de servicio; y
asistir a las sesiones de orientación y formación que exija la RV.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La RV utiliza herramientas informáticas y programas de chat (p. ej., correo electrónico, almacenamiento en la nube), lo que significa que terceros pueden procesar los datos personales (p. ej., Google, Eventbrite, Zoom, Signal Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) WordPress, donor box, PayPal, Venmo, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact NewFold International (anteriormente Endurance International Group, Bluehost), Chatbot, Microsoft Outlook, AOL, Yahoo y otros), pero esto es sobre la base de que el procesamiento de datos compatible con el RGPD o acuerdos similares están implementados por dichos terceros que protegen la privacidad de los datos personales que están en posesión de dichos terceros.

SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

La RV realiza esfuerzos razonables para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que es un reglamento de la legislación de la UE sobre protección de datos y privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo.

Según el RGPD, usted, como titular de los datos (cuyos datos se recogen y procesan), tiene varios derechos:

El derecho a saber qué datos han recopilado la RV y sus miembros de servicio sobre usted, y cómo se han procesado dichos datos,
Derecho a solicitar que se modifiquen los datos inexactos,
Derecho a retirar el consentimiento para el tratamiento de datos,
Derecho a solicitar la supresión de los datos,
Derecho a oponerse al tratamiento de los datos, o a que este se restrinja,
Derecho a solicitar que se actualicen o supriman sus datos, o que se restrinja de algún modo su tratamiento,
Derecho a presentar una reclamación ante el regulador de protección de datos pertinente de su país de residencia, como, a título ilustrativo, la Oficina del Comisario de Información del Reino Unido.

También tiene derecho a solicitar y recibir la siguiente información:

El motivo por el que se conservan sus datos personales,
La fuente de sus datos personales (si no proceden directamente de usted),
Si sus datos personales han sido comunicados a terceros y, en caso afirmativo, a quién,
Durante cuánto tiempo se almacenarán,
Si se ha utilizado algún tipo de decisión automatizada para tratar los datos personales, y
Si sus datos personales se han compartido fuera de la UE y, en caso afirmativo, los mecanismos establecidos para protegerlos.

Estas solicitudes se denominan ‘Solicitudes de Acceso del Titular de los Datos (SAR, por sus siglas en inglés)’.

Tramitación de las solicitudes de acceso del titular (SAR)

Si desea ejercer alguno de los derechos antes mencionados, usted debe enviar una solicitud de acceso al presidente de la RV o al miembro del Consejo de la RV designado como responsable de la protección de la intimidad y de los datos personales, a la dirección siguiente chair@oavirtualregion.org

La información debe entregársele en un plazo de 30 días, sin costo alguno.

El presidente del Consejo de la RV o, en su caso, el miembro del Consejo de la RV designado, verificará siempre la identidad de cualquier persona que presente una solicitud de acceso antes de entregarle cualquier información.

El presidente de la RV o el miembro designado de la Junta de la RV, en su caso, registrará este y todos los demás SAR en un lugar seguro de la Carpeta de la RV.

Al presentar una solicitud de acceso se le contactará para que confirme su identidad, si es necesario, mediante una conversación telefónica, o pidiéndole que aporte pruebas escritas de su identidad.

El presidente o el miembro del Consejo de la RV designado, en su caso, colaborará con los miembros del Consejo de la RV cuando sea necesario para identificar toda la información que se posea sobre usted como titular de los datos.

Todo el material debe revisarlo el presidente del Consejo de la RV o el miembro del Consejo de la RV designado, en su caso, y se debe evaluar si la información puede divulgarse inmediatamente, o si su divulgación puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otra persona. La información sobre terceros no debe divulgarse, y puede eliminarse y redactarse en cualquier documento.

No se le revelará nada que pueda perjudicar a una investigación judicial o cuya revelación pudiera incumplir alguna otra obligación legal. En caso de duda sobre la conveniencia de revelar información, la Junta de la RV deberá solicitar asesoramiento especializado.

La norma general es que el material debe revelarse al titular de los datos en un plazo de 30 días a partir de la presentación de la solicitud, aunque si se tarda más tiempo en preparar la comunicación, se podrá contactar con usted como titular de los datos en un plazo de 30 días, y se le informará de la demora y el plazo probable de divulgación. La divulgación se realizará en un plazo de 90 días a partir de la solicitud de acceso del titular.

Si no se conservan datos personales sobre usted como titular, se le informará de ello.

Si se conservan datos personales, pero no se le comunican a usted como titular de los datos, entonces se le informará de los motivos de la no divulgación y de que la RV no dará curso a su solicitud, y que tiene derecho a reclamar ante el regulador de protección de datos pertinente de su país de residencia como, por ejemplo y a título ilustrativo, la Oficina de Comisionados de Información del Reino Unido.

Si sus datos de contacto cambian durante el periodo indicado en el cuadro A a continuación (el periodo permitido para la conservación de sus datos), se le ruega que lo notifique al presidente de la RV o, al miembro del Consejo de la RV designado como responsable de la protección de la intimidad y de los datos personales, para que se actualicen sus registros.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN PERSONAL (CONSENTIMIENTO PARA COMPARTIR FUERA DE LA UE)

La Región Virtual abarca todas las zonas geográficas, más allá de Estados Unidos, la UE, el Espacio Económico Europeo (“EEE”) y el Reino Unido, e incluye todos los países y territorios. Algunos países y territorios pueden tener políticas de protección de datos similares al RGPD y otros no. En estas últimas circunstancias, el RGPD exige obtener el consentimiento específico de los interesados para permitir el tratamiento de sus datos personales fuera de la UE. Se solicitará dicho consentimiento.

Es probable que sus datos personales se transfieran fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”) y del Reino Unido. Es necesario indicarle esto porque los países que no pertenecen al EEE ni al Reino Unido no siempre ofrecen los mismos niveles de protección de los datos personales.

Si es residente del EEE o del Reino Unido:

La legislación europea y británica prohíbe la transferencia de sus datos personales fuera del EEE y del Reino Unido a menos que la transferencia cumpla los siguientes criterios legales:

a. El país al que se transfieren sus datos tiene aprobación de la UE por tener un nivel adecuado de protección de datos;

b. El procesador de datos externo, que se utiliza para almacenar o procesar información fuera del EEE (p. ej., Google procesa información en EE. UU.), proporciona garantías aprobadas por la UE para la seguridad de los datos, p. ej., el contrato de tratamiento incorpora cláusulas contractuales tipo aprobadas por la UE;

c. Usted ha consentido explícitamente a la transferencia de su información y se le ha advertido de los posibles riesgos de la transferencia.

Nota importante sobre las transferencias fuera del EEE y del Reino Unido en virtud del punto (c) anterior (consentimiento):

Como se ha indicado anteriormente, sus datos personales podrán compartirse con otros compañeros de servicio de OA y con cualquier persona incluida en las once categorías de la sección 3 anterior. Esta lista incluye a tanto a personas que son miembros de OA como las que no lo son.

Debido al alcance mundial de la RV, hay personas que residen en zonas fuera del EEE y del Reino Unido. En el desempeño de su servicio a la RV, los miembros del servicio tendrán que comunicarse por correo electrónico y otros modos, como Google, Zoom, Signal, WhatsApp, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact, AOL y Yahoo, entre otros.

Si un miembro del servicio de la RV que reside fuera del EEE y del Reino Unido recibe una comunicación que contiene datos personales de cualquier persona, o si un compañero de servicio de la RV utiliza una carpeta compartida para acceder a los datos personales de una persona que reside fuera del EEE o del Reino Unido, entonces ese compañero de servicio de la RV estará transfiriendo (procesando) datos personales fuera del EEE y del Reino Unido.

La UE o el Reino Unido pueden haber dictaminado para el país no perteneciente al EEE en cuestión que las normas de protección de datos vigentes en dicho país son adecuadas o inadecuadas.

Por lo tanto, la presente Política y Aviso de Privacidad aborda la posibilidad de que se acceda a los datos personales y se compartan con una persona residente fuera del EEE y del Reino Unido, en un país en el que la UE no ha hecho una constatación de adecuación. Si usted es residente del EEE o del Reino Unido, se solicita su consentimiento para acceder a sus datos personales desde fuera del EEE o del Reino Unido. Al final de este formulario se le pedirá que dé su consentimiento.

INCUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

En caso de que cometa algún error al utilizar los datos personales de otra persona o en caso de que se produzca alguna violación de la seguridad y protección de estos datos personales, entonces le corresponde a usted, en el plazo de 24 horas desde que se produzca este error o violación, notificarlo al presidente del Consejo de la RV o al miembro del Consejo de la RV designado como responsable de la protección de la privacidad y de los datos personales en privacy@oavirtualregion.org.

ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

Los miembros del OA que presten servicio a la RV son responsables de gestionar su propia carpeta de Dropbox u otro almacenamiento seguro en la nube y sus cuentas de correo electrónico. Los presidentes de los comités y subcomités de la RV son responsables de las direcciones de correo electrónico de sus grupos.

La RV conservará los datos personales durante únicamente el periodo mínimo necesario, en consonancia con la finalidad para la que fueron tratados.

De acuerdo con este documento, como miembro del servicio de la RV, me comprometo y acepto que, una vez finalizado mi servicio, y, en caso necesario, tras cargar todos los datos personales que haya recopilado y/o utilizado en el depósito central de datos de la RV designado para mi servicio y tras presentar un informe a la RV sobre el uso de los datos personales, cuando se requiera para ello, que borraré todos los datos personales que haya recopilado, utilizado y compartido; sin perjuicio de la disposición de que, cuando exista un acuerdo privado separado entre el titular de los datos y yo para que conserve sus datos personales, y en la medida de este acuerdo separado y privado, me estará permitido conservar sus datos personales.

La propia RV podrá conservar los datos personales hasta que haya transcurrido el periodo de conservación, tal como se detalla en el cuadro que figura a continuación. Es responsabilidad de la persona que gestiona los datos personales en el Dropbox de la RV realizar esfuerzos razonables para eliminarlos.

CESIÓN DE DERECHOS SOBRE CUALQUIER GRABACIÓN SONORA DE SU VOZ

En caso de que se realicen grabaciones de audio de su voz durante el servicio que presta a la Región Virtual, usted cede dicha grabación a la Región Virtual y le otorga y asigna incondicionalmente a ella y a sus cesionarios todos los derechos a perpetuidad, incluidos todos los derechos de uso, sin que se le adeuden o abonen derechos o compensaciones por la publicación y distribución de la grabación de audio en el sitio web de la RV y/o en otros foros, colecciones, podcasts y aplicaciones de medios digitales de OA apropiados, según determine exclusivamente la Región Virtual. Usted acepta que cualquier uso de la grabación de audio de su voz por parte de OA a cambio de una tarifa se hará únicamente para ayudar a la Región Virtual a autofinanciarse en su propósito de llevar el mensaje a los comedores compulsivos que aún sufren.

Tabla A

Descripción de los datos	Período de conservación
Datos de contacto del miembro de OA que presta el servicio en la RV	30 meses
Registro de asistencia a eventos de la RV	30 meses después de asistir al evento de la RV
Correos electrónicos	30 meses después de recibir o enviar el correo electrónico
Registros financieros (incluidos correos electrónicos)	7 años después del final del ejercicio fiscal al que se refieren
Calendario de eventos	7 años después del evento, para permitir el seguimiento y la rendición de cuentas, incluida la financiera
Contenido de la carpeta de Dropbox Documento, formularios y carpetas de Google Drive	El administrador de Dropbox elimina el acceso de los Administradores a Dropbox una vez finalizado el periodo de traspaso. Contenido de las carpetas eliminadas de acuerdo con esta tabla El administrador de Drive eliminará las carpetas y los formularios de documentos de Google Drive, una vez finalizado el periodo de traspaso.
Suscriptores del boletín	Mientras exista el consentimiento
Grabaciones de audio	Ilimitado según el párrafo 10

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros por el correo electrónico chair@oavirtualregion.org

Versión 14 de febrero de 2023

Cualquier duda sobre esta política o cualquier pregunta relativa a la protección de datos debe hacerla al presidente de la RV en la siguiente dirección chair@oavirtualregion.org.

Politique de confidentialité et avis destinés aux membres de service.

La région virtuelle d'Outremangeurs anonymes respecte notre 12e tradition d'anonymat. A cet égard, elle s'engage à protéger la vie privée de tous ceux qui partagent leurs renseignements personnels avec nous.

LOI APPLICABLE ET JURIDICTION

La région virtuelle d'OA est constituée en tant qu'entité à but non lucratif conformément aux lois de l'État du Nouveau-Mexique, États Unis d'Amérique.

La présente politique ainsi que les autres politiques de région virtuelle, tout litige ou toute réclamation découlant de la présente politique et les autres politiques de région virtuelle ou de leur objet sont régis par les lois de l'État du Nouveau-Mexique, États-Unis d'Amérique.

La région virtuelle, les membres du conseil d'administration (qui agissent en tant qu'administrateurs de la région virtuelle) et les autres personnes désignées par le conseil d'administration en vertu des statuts de la région virtuelle visant à entreprendre divers services pour la région virtuelle, et vous, en apposant votre signature à la fin du présent document, acceptez que les tribunaux du Nouveau-Mexique, États-Unis d'Amérique, soient exclusivement compétent pour statuer sur et/ou régler tout litige ou toute réclamation découlant de la présente politique de RV et d'autres politiques de RV, ou de leur objet, ou en relation avec celles-ci.

PORTÉE DE LA PRÉSENTE POLITIQUE ET AVIS

La Région Virtuelle s'engage à respecter la vie privée des personnes dont les données personnelles sont collectées, traitées et partagées. Cette politique et cet avis décrivent la manière dont cet engagement doit être respecté par la RV et par les membres qui fournissent des services à la Région Virtuelle.

Elle fournit des informations sur la manière dont vos données personnelles et les données personnelles d'autres personnes doivent être collectées, traitées et partagées au nom de la Région Virtuelle ou en relation avec la Région Virtuelle.

Elle définit vos responsabilités en matière de collecte, de traitement et de partage des données à caractère personnel des autres membres du service et de toute autre personne pendant que vous fournissez un service à la région virtuelle.

Le terme « événements de RV » dans ce document désigné, sans être limité à, des assemblées, des conventions, des ateliers, des marathons, des retraites, des réunions RV et d'autres événements spéciaux de la région virtuelle.

La présente politique et cet avis traitent de vos droits et de vos responsabilités en matière de protection des données personnelles d'autrui qui sont collectées et partagées lors de la prestation de toute forme de service pour le RV, notamment en tant que représentant du RV, membre, responsable ou président du comité du RV, membre, responsable ou président du conseil d'administration du RV, hôte, co-animateur, modérateur ou opérateur du tableau de bord du RV, collaborateur du centre d'accueil du RV, conférencier du RV, coordinateur des sponsors du RV, collaborateur du site Web du RV, collaborateur du service de la lettre d'information du RV, collaborateur du service de l'Eblast du RV et de l'événement du RV.

Des registres de données personnelles seront tenus pour les participants aux événements de RV, et stockés en toute sécurité par les organismes de service de RV qui accueillent ces événements.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La Région Virtuelle assume la responsabilité des données personnelles qu'elle collecte, traite, partage et gère. La vie privée sera protégée et les données personnelles ne seront pas divulguées, sauf si elles ont fait l'objet d'un consentement explicite, ou si elles sont transmises à un processeur de données autorisé ou à un prestataire de services tiers de la Région Virtuelle (telles que, entre autres, Zoom, la plateforme événementielle Eventbrite ou les hôtes de notre site web) ou si la loi l'exige. La Région Virtuelle n'utilisera les données personnelles que dans le but pour lequel elles ont été divulguées et les effacera ou les détruira en toute sécurité lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.

La Région Virtuelle n'utilisera pas vos données personnelles à d'autres fins que celles liées à OA et ne les vendra pas à des tiers.

Les membres d'OA qui rendent service à la Région Virtuelle sont priés de fournir leurs coordonnées à la RV afin qu'ils puissent être contactés afin de remplir leur rôle de service. Vos données personnelles (ces coordonnées) seront conservées sur Dropbox, Google Workspace ou sur tout autre service de stockage dans le cloud sécurisé et pour la durée indiquée dans le tableau du paragraphe 10 ci-dessous (à la fin du présent document).

Parmi les plateformes de communication RV, citons le zoom du site Web RV, Facebook, Instagram, le robot conversationnel et d'autres plateformes que nous pouvons utiliser à présent ou à l'avenir. Dans le cadre de la prestation de services au RV, il peut s'avérer nécessaire que d'autres personnes fournissent et partagent vos données à caractère personnel à une personne qui figure dans l'une des catégories ci-dessous et/ou que vous recueilliez et partagiez les données à caractère personnel d'une personne qui figure dans l'une des catégories ci-dessous :

les membres de service comprenant entre autres : les membres des comités, les interprètes, les orateurs, les modérateurs, les hôtes, les co-animateurs, les responsables de réunion,
les boursiers qui soumettent des articles, des récits, des podcasts, des vidéos ou d'autres formes de médias à la RV pour les événements, les bulletins d'information, les blogs et autres matériels de sensibilisation du RV,
les boursiers qui parlent, facilitent, forment ou partagent lors d'événements, y compris, mais sans s'y limiter, aux ateliers, réunions, marathons, conventions, assemblées et événements spéciaux,
Les membres d'OA qui cherchent des informations sur le parrainage ou la camaraderie, ou qui sont prêts à parrainer ; 5. Nouveaux venus à l'OA,
Rapatriés d'OA,
les membres de la famille concernés d'un individu,
les amis concernés d'un individu,
les étudiants universitaires à la recherche d'informations,
les professionnels de la santé médicale ou mentale tels que les médecins, les nutritionnistes, les travailleurs sociaux, les psychologues ou les infirmiers,
les membres du clergé,
les membres du public cherchant des informations sur OA.
COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données à caractère personnel qu'un compagnon de service peut collecter et utiliser pour atteindre l'objectif du RV comprennent, entre autres : le nom d'une personne, ses coordonnées telles que son numéro de téléphone portable et son adresse électronique, le

nom de la ville dans laquelle elle réside, la durée de son abstinence, son affiliation à une réunion, à un groupe, à un intergroupe et/ou à un organisme de service national et sa position dans le service, le cas échéant.

La RGPD exige que toute collecte et utilisation ou partage des données à caractère personnel d'autres personnes (qui sont énumérées dans les onze catégories de la section 3 ci-dessus), et qui sont soumises au règlement de la RGPD de l'UE, ne peuvent être effectuées que dans la mesure où elles répondent à l'objectif pour lequel elles ont été collectées.

Concernant vos propres données personnelles, votre consentement est demandé pour fournir ces données dans la boîte de données personnelles à la fin de ce document de politique et d'avis, pour le partage avec les personnes énumérées dans les onze catégories de la section 3 ci-dessus.

Par votre consentement, vous acceptez que d'autres membres du service d'accès à l'information - dans le cadre de leur service d'accès à l'information - partagent les données personnelles que vous avez fournies avec toute personne figurant dans les onze catégories de la section 3 ci-dessus, sous réserve que le partage de vos données personnelles ne soit effectué qu'en fonction des besoins.

La base juridique pour la collecte et/ou le traitement de vos données à caractère personnel et pour la collecte et/ou le traitement des données à caractère personnel d'autres personnes est l'intérêt légitime d'atteindre et de fournir des informations sur la fraternité OA et le programme OA conformément aux 12 Traditions OA.

Nulle donnée personnelle ne doit être partagée avec quiconque en dehors du champ d'application du présent avis de confidentialité, sauf si la loi l'exige.

Toutes les données à caractère personnel doivent être conservées de manière sûre et confidentielle pendant la période indiquée dans le tableau A ci-dessous, après quoi elles sont supprimées ou détruites à l'aide de méthodes éprouvées, sauf si vous en décidez autrement en tant que personne qualifiée.

Par la collecte et/ou l’utilisation des données personnelles des personnes énumérées dans les onze catégories de la section 3 ci-dessus, vous vous engagez :

de le faire uniquement dans le but de remplir le rôle de service pour lequel vous vous êtes porté volontaire ; 2. à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données personnelles auxquelles vous avez accès ; 3. à diriger toutes les demandes de la presse, de la radio, de la télévision et des médias sociaux en dehors d'OA, ainsi que les

demandes des agences gouvernementales, des sociétés médicales et de toute autre organisation extérieure vers le président du conseil d'administration de VR ;

à examiner et respecter toutes les politiques et procédures de protection des données et de la vie privée qui s'appliquent à votre poste de service ; et
à assister à toute orientation et formation exigée par le RV.
SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

Le RV fait appel à des outils informatiques et de programmes de chat (par exemple, email, stockage hébergé dans le cloud). De ce fait, des données personnelles peuvent être traitées par des tiers (par ex. Google, Eventbrite, Zoom, Signal Meta(, WhatsApp, Facebook, Instagram, WordPress, donor box, PayPal, Venmo, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact NewFold International - anciennement Endurance International Group, Bluehost -, Chatbot, Microsoft outlook, AOL, Yahoo et autres), mais c'est sur la base des accords de traitement des données conformes au GDPR ou des accords similaires sont en place par ces tiers qui protègent la confidentialité des données personnelles en leur possession.

VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE

Le RV fait des efforts raisonnables pour se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD), qui est un règlement du droit de l'UE sur la protection des données et la vie privée dans l'Union européenne et l'Espace économique européen.

Conformément à la RGPD, en tant que personne concernée (dont les données sont collectées et traitées), vous avez plusieurs droits :

Le droit de savoir quelles données ont été collectées à votre sujet par le RV et ses prestataires de services, et comment ces données ont été traitées,
Le droit de demander que des modifications soient apportées aux données inexactes,
Le droit de retirer le consentement au traitement des données,
Le droit de demander la suppression des données,
Le droit de s'opposer au traitement des données ou de le limiter,
Le droit de demander que vos données soient mises à jour, ou supprimées, ou que leur traitement soit restreint de quelque manière que ce soit,
Le droit de déposer une plainte auprès du régulateur de la protection des données compétent pour votre pays de résidence, tel que, à titre d'exemple, l'Information Commissioners Office du Royaume-Uni.

Vous avez également le droit de demander et d'obtenir les informations suivantes :

La raison pour laquelle vos données personnelles sont conservées,
La source de vos données personnelles (si elles ne proviennent pas directement de vous) qui est détenue, 3. Si vos données personnelles ont été divulguées à quelqu'un d'autre, et si oui, à qui,
Pendant combien de temps il sera stocké,
Si une prise de décision automatisée a été utilisée pour traiter les données personnelles, et
Si vos données personnelles ont été partagées en dehors de l'UE et, le cas échéant, les mécanismes mis en place pour protéger vos données.

Ces demandes sont appelées « demandes d'accès à un sujet » (SAR).

Processus pour les demandes d'accès aux sujets (SAR)

Si vous souhaitez exercer l'un des droits susmentionnés, nous vous invitons à envoyer une demande d'accès au président du RV ou au membre du conseil d'administration du RV désigné comme responsable de la protection de la vie privée et des données personnelles, à l'adresse privacy@oavirtualregion.org.

Les informations vous seront fournies dans les 30 jours, sans frais.

Le président du conseil d'administration du RV ou le membre désigné du conseil d'administration du RV, le cas échéant, vérifiera toujours l'identité de toute personne faisant une demande d'accès à un sujet avant de lui transmettre des informations.

Le président du RV ou le membre désigné du conseil du RV, le cas échéant, enregistrera cette demande et toutes les autres demandes de renseignements dans un endroit sûr du dossier du RV.

En formulant une demande d'accès aux données, vous serez contacté pour que votre identité soit confirmée, si nécessaire, par une conversation téléphonique, ou en étant invité à fournir une preuve écrite de votre identité.

Le président du conseil d'administration du RV ou le membre désigné du conseil d'administration du RV, le cas échéant, collaborera avec les membres du conseil d'administration du RV si nécessaire pour identifier toutes les informations détenues vous concernant en tant que personne concernée.

Tous les documents doivent être examinés par le président du conseil d'administration du RV ou par le membre désigné du conseil d'administration du RV, le cas échéant, et une évaluation doit être faite pour déterminer si l'information peut être immédiatement divulguée ou si la divulgation peut porter atteinte aux droits et libertés d'une autre personne. Les informations concernant un tiers ne doivent pas être divulguées, et elles peuvent être supprimées et expurgées de tout document.

Rien ne doit vous être divulgué qui puisse nuire à une enquête judiciaire, ou dont la divulgation violerait une autre obligation légale. Le Conseil du RV doit demander l'avis d'un spécialiste s'il a des doutes sur l'opportunité de divulguer des informations.

En règle générale, les documents doivent être divulgués à la personne concernée dans un délai de 30 jours à compter de la demande, mais si la préparation de la divulgation prend plus de temps, la personne concernée peut être contactée dans un délai de 30 jours et informée du retard et du délai probable de la divulgation. La divulgation doit être effectuée dans les 90 jours suivant votre demande d'accès aux données.

Si aucune donnée personnelle n'est détenue sur vous en tant que personne concernée, vous devez en être informé.

Si des données à caractère personnel sont détenues mais ne sont pas divulguées à la personne concernée, celle-ci doit être informée des raisons de cette non-divulgation et du fait qu'aucune mesure ne sera prise par le RV à sa demande, et qu'elle a le droit de se plaindre auprès de l'organisme de réglementation de la protection des données de son pays de résidence, comme, par exemple et à titre d'exemple, l'Information Commissioners Office du Royaume-Uni.

Si vos coordonnées changent au cours de la période indiquée dans le tableau A ci-dessous (période de conservation de vos coordonnées), nous vous invitons à en informer le président du RV ou le membre du conseil d'administration du RV désigné comme responsable de la protection de la vie privée et des données personnelles, afin que votre dossier soit mis à jour.

TRANSFERT INTERNATIONAL D'INFORMATIONS PERSONNELLES (CONSENTEMENT AU PARTAGE EN DEHORS DE L'UE)

La région virtuelle couvre toutes les zones géographiques, s'étendant au-delà des États-Unis, de l'UE, de l'Espace économique européen (« EEE ») et du Royaume-Uni pour inclure tous les pays et territoires. Il est possible que certains pays et territoires aient des politiques de protection des données similaires au GDPR et d'autres non. Dans ce cas, le GDPR exige l'obtention d'un consentement spécifique des personnes concernées afin de permettre le traitement de leurs données personnelles en dehors de l'UE. Ce consentement sera demandé.

Il est probable que vos données personnelles puissent être transférées en dehors de l'Espace économique européen (« EEE ») et du Royaume-Uni. Il est nécessaire de vous le dire car les pays situés en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni n'offrent pas toujours les mêmes niveaux de protection des données personnelles.

Si vous êtes un résident de l'EEE ou du Royaume-Uni :

Le droit européen et le droit britannique interdisent le transfert de vos données personnelles en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni, sauf si le transfert répond aux critères légaux suivants :

Le pays vers lequel vos données sont transférées a été approuvé par l'UE comme ayant un niveau adéquat de protection des données ;
Le tiers chargé du traitement des données, auquel il est fait appel pour stocker ou traiter des informations en dehors de l'EEE (par exemple, Google traite des informations aux États-Unis), fournit des garanties approuvées par l'UE en matière de sécurité des données, notamment, le contrat de traitement intègre des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ;
Vous avez explicitement consenti au transfert de vos informations, et vous avez été averti des risques probables de ce transfert. Remarque importante concernant les transferts en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni au titre du point c) ci-dessus (consentement) :

Comme indiqué ci-dessus, vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres membres du service OA et avec toute personne figurant dans les onze catégories de la section 3 ci-dessus. Cette liste comprend des personnes membres d'OA, mais aussi des personnes non membres d'OA.

En raison de la portée mondiale du RV, certaines personnes résident dans des zones situées en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni. Dans le cadre de leurs fonctions au sein du RV, les prestataires de services devront communiquer par e-mail et par d'autres moyens, notamment Google, Zoom, Signal, WhatsApp, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact, AOL et Yahoo.

Si un collaborateur du service de réadaptation professionnelle qui réside en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni reçoit une communication contenant les données personnelles d'une personne, ou si un collaborateur du service de réadaptation professionnelle utilise un dossier partagé pour accéder aux données personnelles d'une personne résidant en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni, ce collaborateur du service de réadaptation professionnelle transfère (traite) des données personnelles en dehors de l'EEE et du Royaume Uni.

L'UE ou le Royaume-Uni a éventuellement constaté, concernant le pays hors l’EEE en question, que les normes de protection des données en vigueur dans ce pays sont adéquates ou non.

La présente politique et le présent avis de confidentialité traitent donc de la possibilité que des données personnelles soient accessibles et partagées avec une personne résidant en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni, dans un pays où l'UE n'a pas conclu à l'adéquation. Si vous résidez dans l'EEE ou au Royaume-Uni, nous vous demandons donc votre consentement pour accéder à vos données personnelles en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni. Il vous sera demandé, au bas de ce formulaire, de donner votre consentement.

VIOLATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Si vous commettez une erreur dans l'utilisation des données personnelles d'une autre personne ou s'il y a une violation de la sécurité et de la sûreté de ces données personnelles, il vous incombe, dans les 24 heures suivant cette erreur ou cette violation, d'en informer le président du conseil d'administration du RV ou le membre du conseil d'administration du RV désigné comme responsable de la protection de la vie privée et des données personnelles sur chair@oavirtualregion.org.

ARCHIVAGE ET CONSERVATION

Les membres OA qui rendent service au RV sont responsables de la gestion de leur propre dossier Dropbox ou d'un autre stockage en cloud sécurisé et de leurs comptes de messagerie. D’autre part, les présidents des comités et sous-comités du RV sont responsables des adresses électroniques de leur groupe.

Les données à caractère personnel ne doivent être conservées par le RV que pendant la période minimale nécessaire, période qui doit être compatible avec les finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Conformément au présent document, je m'engage, en tant que prestataire de services du RV, à supprimer toutes les données personnelles que j'ai collectées et/ou utilisées, une fois ma prestation terminée, et - si nécessaire - après avoir téléchargé toutes les données personnelles que j'ai collectées et/ou utilisées dans le dépôt central de données du RV désigné pour ma prestation et après avoir remis un rapport au RV sur l'utilisation des données personnelles, lorsque cela est requis, que je supprimerai toutes les données personnelles que j'ai collectées et utilisées et partagées ; sous réserve de la disposition selon laquelle, lorsqu'il existe un accord privé distinct entre moi et une personne concernée pour que je conserve ses données personnelles, et dans la mesure de cet accord distinct et privé, il m'est permis de conserver ses données personnelles.

Le RV lui-même peut conserver les données personnelles jusqu'à ce que la période de conservation soit écoulée, ainsi que l’indique le tableau ci-dessous. Il incombe à la personne qui gère les données personnelles sur le Dropbox du RV de faire de son mieux afin de les supprimer.

ABANDON DES DROITS SUR TOUT ENREGISTREMENT AUDIO DE VOTRE VOIX

Dans l'éventualité d'un enregistrement audio de votre voix pendant le service que vous rendez à la Région virtuelle, vous cédez cet enregistrement à la Région virtuelle, lui accordez et lui cédez sans condition tous les droits à perpétuité, y compris tous les droits d'utilisation, sans qu'aucune redevance ou compensation ne vous soit due ou payable pour la publication et la distribution de l'enregistrement audio sur le site Web de la RV et/ou dans d'autres forums, collections, podcasts et applications de médias numériques appropriés d'OA, tels que déterminés uniquement par la Région virtuelle. Vous convenez que toute utilisation de l'enregistrement audio de votre voix par OA contre rémunération sera faite uniquement pour contribuer à l'autosuffisance de la région virtuelle dans son objectif de transmettre le message aux outremangeurs compulsifs qui en souffrent encore. Tableau A

Description des données Période à conserver

Coordonnées du service de don des boursiers d'OA au RV 30 mois

Registre de participation aux événements du RV 30 mois après avoir participé à l'événement RV

Emails 30 mois après la réception ou l'envoi de l'email

Dossiers financiers (y compris les e-mails) 7 ans après la fin de l'exercice auquel ils se rapportent

Dossiers d'agenda des événements 7 ans après l'événement, pour permettre le suivi et l'obligation de rendre des comptes, y compris sur le plan financier.

Contenu des dossiers Dropbox Document, formulaires et dossiers Google drive L'accès de l'agent à la Dropbox est supprimé par l'administrateur Dropbox une fois la période de transfert est terminée. Contenu des dossiers supprimés conformément à ce tableau

Google drive, les formulaires de documents et les dossiers seront supprimés par l'administrateur de Drive une fois

la période de transition est terminée.

Abonnés à la newsletter Pendant la période de validité du consentement

Enregistrements audio Illimité selon le paragraphe 10 ci-dessus

Pour toutes questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse électronique chair@oavirtualregion.org.

Version du 14 février 2023

Toute question relative à cette politique ou toute demande concernant la protection des données est à adresser au président du RV sur l'adresse suivante chair@oavirtualregion.org.

Η Εικονική Περιοχή των Ανώνυμων Υπερφάγων υποστηρίζει τη 12η Παράδοση της ανωνυμίας μας και έχει δεσμευτεί να προστατεύσει το απόρρητο όλων όσων μοιράζονται τα προσωπικά τους στοιχεία μαζί μας.

ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΟ ΔΙΚΑΙΟ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΑ

Η Εικονική Περιοχή των ΑΥ έχει συσταθεί ως μη κερδοσκοπική οντότητα σύμφωνα με τους νόμους της Πολιτείας του Νέου Μεξικού, των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής.

Αυτή η Πολιτική και όλες οι άλλες πολιτικές της Εικονικής Περιοχής και οποιαδήποτε διένεξη ή αξίωση που προκύπτει από ή σε σχέση με αυτήν και άλλες πολιτικές της εικονικής περιοχής ή το αντικείμενό τους, θα διέπονται και θα ερμηνεύονται αποκλειστικά σύμφωνα με τους νόμους της Πολιτείας του Νέου Μεξικού, των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής.

Η Εικονική Περιοχή, όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου (που ενεργούν ως διευθυντές της Εικονικής Περιοχής) και οποιαδήποτε άλλα άτομα που έχουν τοποθετηθεί από το Συμβούλιο από την άποψη των Κανονισμών της Εικονικής Περιοχής για να αναλάβουν διάφορες υπηρεσίες της Εικονικής Περιοχής, και εσείς, βάζοντας την υπογραφή σας στο τέλος αυτού του εγγράφου, συμφωνείτε ότι τα δικαστήρια του Νέου Μεξικού, των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής, θα έχουν την αποκλειστική δικαιοδοσία να δικάζουν και/ή να επιλύουν οποιαδήποτε διαφορά ή αξίωση που προκύπτει από ή σε σχέση με αυτό και άλλες πολιτικές της ΕΠ ή το αντικείμενό τους.

ΠΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ ΑΥΤΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗΣ

Η Εικονική Περιοχή δεσμεύεται να σέβεται το απόρρητο των ατόμων των οποίων τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται, υποβάλλονται σε επεξεργασία και κοινοποιούνται. Αυτή η Πολιτική και η ειδοποίηση περιγράφουν πώς πρέπει να τηρηθεί αυτή η δέσμευση από την ΕΠ και από τα μέλη που παρέχουν υπηρεσίες στην Εικονική Περιοχή.

Παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο συλλογής, επεξεργασίας και διαμοιρασμόςτων προσωπικών σας δεδομένων και των προσωπικών δεδομένων άλλων για λογαριασμό της Εικονικής Περιοχής ή σε σχέση με την Εικονική Περιοχή.

Καθορίζει τις ευθύνες σας για τη συλλογή, την επεξεργασία και τον διαμοιρασμό των προσωπικών δεδομένων άλλων υπαλλήλων υπηρεσιών και οποιουδήποτε άλλου προσώπου ενώ παρέχετε υπηρεσία για την Εικονική Περιοχή.

Ο όρος "Εκδηλώσεις ΕΠ" σε αυτό το έγγραφο σημαίνει, μεταξύ άλλων,Συνελεύσεις ΕΠ, Συνέδρια ΕΠΕργαστήρια ΕΠ, μαραθώνιους ΕΠ, εκδρομές ΕΠ, συναντήσεις ΕΠ και άλλες ειδικές εκδηλώσεις ΕΠ.

Αυτή η Πολιτική και Ειδοποίηση αφορά τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις σας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων άλλων που συλλέγονται και κοινοποιούνται κατά την παροχή οποιασδήποτε μορφής υπηρεσίας για τη ΕΠ, συμπεριλαμβανομένου του αντιπροσώπου ΕΠ·μέλος της επιτροπής ΕΠ , αξιωματικός ή πρόεδρος· Μέλος του Διοικητικού ΣυμβουλίουΕΠ, αξιωματούχος ή πρόεδρος·ΕΠ ΔιοργανωτήςZoom, συν-διοργανωτής, συντονιστής ή χειριστής πίνακα ταμπλό·Υπάλληλος Εξυπηρέτησηςτου ΕΠ κέντρου υποδοχής· ΟμιλητήςΕΠ·Συντονιστής χορηγού ΕΠ· Υπάλληλος υπηρεσίας ιστότοπου ΕΠ·ΕΠ μέλος υπηρεσίας Ενημερωτικών Δελτίων (newsletters) , ΕΠ Συνεργάτης υπηρεσιών Eblast/ Αναίναξη Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου και ΕΠ εκδηλώσεων.

Τα μητρώα προσωπικών δεδομένων θα τηρούνται με τις παρουσίες σε Εκδηλώσεις ΕΠ και θα αποθηκευτούν με ασφάλεια από τους φορείς υπηρεσίας ΕΠ που φιλοξενούν αυτές τις ΕΠ Εκδηλώσεις.

ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Η Εικονική Περιοχή αναλαμβάνει την ευθύνη για τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει, επεξεργάζεται, κοινοποιεί και διαχειρίζεται. Το απόρρητο θα προστατεύεται και τα προσωπικά δεδομένα δεν θα αποκαλύπτονται, εκτός εάν υπάρχει ρητή συναίνεση ή εάν πρόκειται για εξουσιοδοτημένο επεξεργαστή δεδομένων ή τρίτο πάροχο υπηρεσιών εικονικής περιοχής (όπως, μεταξύ άλλων, το Zoom, η πλατφόρμα εκδηλώσεων Eventbrite ή οι οικοδεσπότες του ιστοτόπου μας ) ή όπου αυτό απαιτείται από το νόμο. Η Εικονική Περιοχή θα χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα μόνο για τον σκοπό των ΑΥ για τον οποίο αποκαλύπτονται και θα τα διαγράψει ή θα τα καταστρέψει με ασφάλεια όταν δεν απαιτείται πλέον.

Η Εικονική Περιοχή δεν θα χρησιμοποιήσει τα προσωπικά σας δεδομένα για άλλους σκοπούς εκτός από σκοπούς που σχετίζονται με τους ΑΥ και δεν θα πουλήσει τα προσωπικά σας δεδομένα σε κανένα τρίτο μέρος.

Τα μέλη των ΑΥ που παρέχουν υπηρεσίες στην Εικονική Περιοχή καλούνται να παράσχουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους στην εικονική περιοχή, ώστε να είναι δυνατή η επικοινωνία μαζί τους προκειμένου να εκπληρώσουν τον ρόλο εξυπηρέτησης τους. Αυτά τα προσωπικά δεδομένα σας(αυτά τα στοιχεία επικοινωνίας) θα διατηρηθούν στο Dropbox, στο Google Workspace ή σε άλλη ασφαλή υπηρεσία αποθήκευσης cloud και για τη χρονική περίοδο που αναφέρεται στον Πίνακα στην Παράγραφο 10 παρακάτω (στο τέλος αυτού του εγγράφου).

Οι πλατφόρμες επικοινωνίας ΕΠ περιλαμβάνουν τον ΕΠ ιστότοπο Zoom, το Facebook, το Instagram, το chatbot και άλλες πλατφόρμες που ενδέχεται να χρησιμοποιήσουμε τώρα ή στο μέλλον. Κατά τη διάρκεια της παροχής υπηρεσίας στην ΕΠ μπορεί να καταστεί απαραίτητο για άλλους να παρέχουν και να κοινοποιούν τα προσωπικά σας δεδομένα σε ένα άτομο που αναφέρεται σε μία από τις παρακάτω κατηγορίες ή/και να συλλέγετε και να κοινοποιείτε τα προσωπικά δεδομένα ενός ατόμου που παρατίθεται σε μία από τις παρακάτω κατηγορίες:

Μέλη υπηρεσιών συμπεριλαμβανομένων μεταξύ άλλων: μελών επιτροπής, διερμηνείς, ομιλητές, συντονιστές, οικοδεσπότες, συν-οικοδεσπότες, αρχηγοί συναντήσεων,
μέλη που υποβάλλουν άρθρα, ιστορίες, podcasts, βίντεο ή άλλες μορφές των μέσω στη ΕΠ για εκδηλώσεις ΕΠ, ενημερωτικά δελτία (newsletter), blogs, και άλλα υλικά προβολής,
μέλη που μιλούν, διευκολύνουν, εκπαιδεύονται ή μοιράζονται σε εκδηλώσεις συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, εργαστηρίων, συναντήσεων, μαραθωνίων, συνεδρίων, συνελεύσεων και ειδικών εκδηλώσεων,
μέλη των ΑΥ που αναζητούν πληροφορίες χορηγίας ή υποτροφία, ή που είναι πρόθυμοι να είναι χορηγοί
νέα μέλη των ΑΥ,
μέλη των ΑΥ που επέστρεψαν,
οικογενειακά μέλη που ενδιαφέρονταιγια ένα άτομο,
φίλοι που ενδιαφέρονταιγια ένα άτομο,
σπουδαστές κολλεγίων που ψάχνουν πληροφορίες,
επαγγελματίες υγείας ή ψυχικής υγείας όπως γιατροί, διατροφολόγοι, κοινωνικοί λειτουργοί, ψυχολόγοι ή νοσηλευτές,
μέλη του κλήρου,
μέλη του κοινού που αναζητούν πληροφορίες για τους ΑΥ.

ΣΥΛΛΟΓΗ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Τα προσωπικά δεδομένα που μπορεί να συγκεντρώσει το μέλος της υπηρεσίας και να χρησιμοποιήσει για να πετύχουν το σκοπό της ΕΠ συμπεριλαμβάνει μεταξύ άλλων το όνομα ενός ατόμου, τα στοιχεία επικοινωνίας όπως το κινητό τηλέφωνο και την διεύθυνση email, το όνομα της πόλης στην οποία διαμένουν, και την διάρκεια αποχής τους, τη συνάντηση, ομάδα, δια-ομαδική και /ή εθνικό σώμα υπηρεσίας συνεργασίας και την θέση υπηρεσίας τους, όπου εφαρμόζεται.

Ο GDPR απαιτεί κάθε συλλογή και χρήση ή κοινοποίηση των προσωπικών δεδομένων άλλων προσώπων (που αναφέρονται στις έντεκα κατηγορίες στην Ενότητα 3 παραπάνω) και που υπόκεινται στον Κανονισμό GDPR της ΕΕ, μπορεί να γίνεται μόνο στο βαθμό που πληρούνται οι σκοποί για τους οποίους συλλέχτηκαν.

Σχετικά με τα δικά σας προσωπικά δεδομένα, η συναίνεση σας απαιτείται για να δώσετε αυτές τις πληροφορίες στο Box προσωπικών δεδομένων στο τέλος αυτού του εγγράφου Πολιτικής και Ειδοποίησης, για την κοινοποίηση με τα άτομα που βρίσκονται στη λίστα στις έντεκα κατηγορίεςσύμφωνα με την παραπάνω Ενότητα 3..

Με τη συναίνεση σας, συμφωνείτε στην κοινοποίηση από άλλα μέλη των υπηρεσιών των ΑΥ- κατά τη διάρκεια της πορείας της υπηρεσίας των ΑΥ- των προσωπικών σας δεδομένων όπως έχουν δηλωθεί από εσάς, με οποιοδήποτε πρόσωπο βρίσκεται στη λίστα με τις έντεκα κατηγορίεςσύμφωνα με την παραπάνω Ενότητα 3., με την προϋπόθεση ότι η κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων πραγματοποιείται μόνο όπου είναι απαραίτητο.

Η νομική αρχή- για τη συλλογή και/ή την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και για τη συλλογή και/ή των προσωπικών δεδομένων άλλων ατόμων είναι το έννομο συμφέρον για προσέγγιση και παροχή πληροφοριών σχετικά με την υποτροφία των ΑΥ και το πρόγραμμα των ΑΥ σύμφωνα με τις 12 Παραδόσεις των ΑΥ.

Δεν επιτρέπεται η κοινοποίησηπροσωπικών δεδομένων με οποιονδήποτε εκτός του πεδίου εφαρμογής της παρούσας Σημείωσης Απορρήτου, εκτός εάν απαιτείται από το νόμο.

Όλα τα προσωπικά δεδομένα θα φυλάσσονται με ασφάλεια και εμπιστευτικότητα για την περίοδο που καθορίζεται στον Πίνακα Α παρακάτω, μετά το πέρας της οποίας θα διαγράφονται ή θα καταστρέφονται χρησιμοποιώντας ασφαλείς μεθόδους, εκτός εάν παρατείνετε διαφορετικά από εσάς ως το υποκείμενο των δεδομένων.

Κατά τη συλλογή ή/και τη χρήση των προσωπικών δεδομένων των προσώπων που αναφέρονται στις έντεκα κατηγορίεςσύμφωνα με την παραπάνω Ενότητα 3,, αναλαμβάνετε:

να το πραγματοποιήσετεμόνο για τον σκοπό της εκπλήρωσης του ρόλου υπηρεσίας για τον οποίο έχετε προσφερθεί εθελοντικά.
να λάβετε όλα τα μέτρα για να διατηρήσετε ασφαλή και ασφαλή τα προσωπικά δεδομένα στα οποία έχετε πρόσβαση;
να κατευθύνετε όλες τις έρευνες από τον Τύπο, το ραδιόφωνο, την τηλεόραση και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης εκτός των ΑΥ, καθώς και τις ερωτήσεις από κυβερνητικούς φορείς, ιατρικούς συλλόγους και οποιουσδήποτε εξωτερικούς οργανισμούς στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ·
να αναθεωρήσετε και να συμμορφώνεστε με οποιεσδήποτε και όλες τις πολιτικές και διαδικασίες για την προστασία δεδομένων και το απόρρητο που ισχύουν για τη θέση υπηρεσίας σας· και
να παρακολουθήσετε οποιοδήποτε πρόγραμμα προσανατολισμούκαι εκπαίδευση όπως απαιτείται από τη ΕΠ.

ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Η ΕΠ κάνει χρήση εργαλείων πληροφορικής και προγραμμάτων συνομιλίας (π.χ. email, αποθήκευση που διατηρείτεστο cloud), πράγμα που σημαίνει ότι τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να υποβάλλονται σε επεξεργασία από τρίτους (π.χ. Google, Eventbrite, Zoom, Signal Meta(, WhatsApp, Facebook, Instagram) WordPress, κουτί δότη, PayPal, Venmo, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact NewFold International (πρώην Endurance International Group, Bluehost), Chatbot, Microsoft outlook, AOL και Yahoo και άλλα), αλλά αυτό γίνεται με βάση των συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων σε ισχύ, σύμφωνα με τον GDPR ή παρόμοιες συμφωνίες από τρίτα μέρη που προστατεύουν το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων που έχουν στην κατοχή τους.

ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ ΩΣ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΟ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η ΕΠ καταβάλλει εύλογες προσπάθειες για να συμμορφωθεί με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR), ο οποίος είναι κανονισμός της νομοθεσίας της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων και της ιδιωτικής ζωής στην Ευρωπαϊκή Ένωση και τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο.

Όσον αφορά τον GDPR, εσείς ως υποκείμενο των δεδομένων (τα δεδομένα του οποίου συλλέγονται και επεξεργάζονται), έχετε αρκετά δικαιώματα:

Το δικαίωμα να γνωρίζετε τι δεδομένα για εσάς έχουν συλλεχθεί από την ΕΠ και τα μέλη υπηρεσίας της, και πόσα από τα δεδομένα έχουν επεξεργαστεί,
Το δικαίωμα να ζητήσουν να γίνουν αλλαγές σε ανακριβή δεδομένα,
Το δικαίωμα απόσυρσης συναίνεσης στην επεξεργασία δεδομένων,
Το δικαίωμα να ζητήσετε δεδομένα να διαγραφούν,
Το δικαίωμα να υποβάλετε ένσταση στην επεξεργασία δεδομένων, ή για την ίδια την επεξεργασία να περιοριστεί,
Το δικαίωμα να ζητήσετε την ανανέωση των δεδομένων σας, ή τη διαγραφή τους, ή τον περιορισμό της επεξεργασίας τους με οποιονδήποτε τρόπο,
Το δικαίωμα να καταθέσετε καταγγελία στον σχετικό Ρυθμιστή Προστασίας Δεδομένων της χώρας κατοικίας σας, όπως, για επεξηγηματικούς σκοπούς, το Γραφείο του Επιτρόπου Πληροφοριών του Ηνωμένου Βασιλείου.

Επίσης έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε και να λάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

Τον λόγο για τον οποίο διατηρούνταιτα προσωπικά δεδομένα σας,
Την πηγή των προσωπικών σας δεδομένων (αν όχι κατευθείαν από εσάς) πουδιατηρούνται,
Αν τα προσωπικά σας δεδομένα έχουν γνωστοποιηθεί σε οποιονδήποτε άλλο, και αν ναι, σε ποιον,
Για πόσο χρονικό διάστημα θα είναι αποθηκευμένα,
Αν μια αυτόματη λήψη απόφασης χρησιμοποιήθηκε για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, και
Αν τα προσωπικά σας δεδομένα έχουν κοινοποιηθεί εκτός ΕΕ και αν ναι, ποιοι είναι οι μηχανισμοί που υπάρχουν για να προστατέψουν τα δεδομένα.

Αυτά τα αιτήματα ονομάζονται «Αιτήματα Πρόσβασης Υποκειμένου» (SARs).

Διαδικασία για αιτήματα πρόσβασης υποκειμένου (SARs)

Αν επιθυμείτε να εξασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματα που αναφέρονται παραπάνω, απαιτείται να στείλετε ένα Αίτημα Πρόσβασης Υποκειμένου στον Πρόεδρο της ΕΠ ή στο ορισμένο από το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠ που έχει ορισθεί υπεύθυνογια την προστασία ιδιωτικότητας και προσωπικών δεδομένων, στο privacy@oavirtualregion.org

Οι πληροφορίες θα πρέπει να σας έχουν δοθεί εντός 30 ημερών, χωρίς χρέωση.

Ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ ή το διορισμένοαπό το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠανάολογα με την περίπτωση, θα επιβεβαιώνει πάντα την ταυτότητα οποιουδήποτε πραγματοποιεί Αίτημα Πρόσβασης Υποκείμενου πριν δώσει οποιεσδήποτε πληροφορίες.

Ο Πρόεδρος της ΕΠ ή το διορισμένοαπό το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠανάλογα με την περίπτωση, θα καταγράφει αυτό και οποιοδήποτε άλλο SARs σε μια ασφαλή τοποθεσία στον Φάκελο της ΕΠ.

Κατά την υποβολή Αίτησης Πρόσβασης Υποκειμένου, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας για να επιβεβαιωθεί η ταυτότητά σας, εάν είναι απαραίτητο, μέσω τηλεφωνικής συνομιλίας ή με την υποβολή γραπτών αποδεικτικών στοιχείων για την ταυτότητά σας.

Ο Πρόεδρος της ΕΠ ή το διορισμένοαπό το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠανάλογα με την περίπτωση, θα συνεργαστεί τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ όποτε είναι απαραίτητο για να ταυτοποιήσει όλες τις πληροφορίες που τηρούνται σχετικά με εσάς ως υποκείμενο δεδομένων.

Όλο το υλικό πρέπει να ελεγχθεί από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ ή από το διορισμένο από το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠ, κατά περίπτωση, και να γίνει αξιολόγηση εάν οι πληροφορίες μπορούν να δημοσιοποιηθούν αμέσως ή εάν η αποκάλυψη μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλου ατόμου. Οι πληροφορίες σχετικά με τρίτους δεν πρέπει να δημοσιοποιηθούν και αυτές μπορούν να τροποποιηθούν και να διαγραφούν από οποιοδήποτε έγγραφο.

Τίποτα δεν πρέπει να δημοσιοποιηθεί για εσάς που θα μπορούσε να βλάψει μια νομική έρευνα ή όταν η δημοσιοποίηση θα παραβίαζε κάποια άλλη νομική υποχρέωση. Η συμβουλή VR πρέπει να ζητήσει τη συμβουλή ειδικού εάν υπάρχει ανησυχία σχετικά με το αν δεν πρέπει να γίνει δημοσιοποίηση.

Ο γενικός κανόνας είναι ότι το υλικό πρέπει να γνωστοποιείταιστο υποκείμενο των δεδομένων εντός 30 ημερών από την υποβολή του αιτήματος, αν και αν χρειαστεί περισσότερος χρόνος για την προετοιμασία της δημοσιοποίησης, τότε μπορεί να επικοινωνήσουμε μαζί σας ως το υποκείμενο των δεδομένων εντός 30 ημερών και να ενημερωθείτε για την καθυστέρηση και πιθανό χρονοδιάγραμμα για δημοσιοποίηση. Η δημοσιοποίηση πρέπει να γίνει εντός 90 ημερών από το Αίτημα Πρόσβασής σαςστο Υποκείμενο.

Εάν δεν τηρούνται προσωπικά δεδομένα για εσάς ως υποκείμενο των δεδομένων, τότε θα πρέπει να ενημερωθείτε σχετικά.

Εάν τηρούνται προσωπικά δεδομένα αλλά δεν δημοσιοποιούνται σε εσάς ως το υποκείμενο των δεδομένων, τότε θα πρέπει να ενημερωθείτε για τους λόγους της μη δημοσιοποίησης και ότι δεν θα ληφθούν μέτρααπό την ΕΠ σχετικά με το αίτημά σας και ότι έχετε το δικαίωμα να παραπονεθείτε στον αρμόδιο Ρυθμιστή Προστασίας Δεδομένων της χώρας διαμονής σας όπως, για παράδειγμα και για ενδεικτικούς σκοπούς, το Γραφείο του Επιτρόπου Πληροφοριών του Ηνωμένου Βασιλείου.

Αν τα στοιχεία επικοινωνίας σας αλλάξουν μέσα στην περίοδο που δηλώνεται στον Πίνακα Α παρακάτω (η χρονική περίοδος που επιτρέπεται να παρακρατούνται τα στοιχεία σας), σας ζητείται να ειδοποιήσετε τον Πρόεδρο της ΕΠ ή, διορισμένοαπό το Διοικητικό Συμβούλιο μέλος της ΕΠ ως υπεύθυνο για την προστασία της ιδιωτικότητας και των προσωπικών δεδομένων, έτσι ώστε τα αρχεία σας να ανανεωθούν.

ΔΙΕΘΝΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (ΣΥΝΑΙΝΕΣΗ ΓΙΑ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΤΟΣ ΕΕ)

Η Εικονική Περιοχή καλύπτει όλες τις γεωγραφικές περιοχές, επεκτεινόμενη πέρα από τις ΗΠΑ, την ΕΕ, την Ευρωπαϊκή Οικονομική Περιοχή (“EEA”) και το Ηνωμένο Βασίλειο για να συμπεριλάβει όλες τις χώρες και τις περιοχές που μπορεί να έχουν πολιτικές προστασίας δεδομένων σαν το GDPR και άλλες που μπορεί να μην έχουν. Σε αυτές τις τελευταίες περιπτώσεις, ο GDPR απαιτεί τη λήψη ειδικής συναίνεσης από τα υποκείμενα των δεδομένων, προκειμένου να επιτρέπεται η επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων εκτός της ΕΕ.Αυτή η συναίνεση θα ζητηθεί.

Είναι πιθανό τα προσωπικά σας δεδομένα να μεταφερθούν εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, της Οικονομικής Περιοχής (“EEA”) και του Ηνωμένου Βασιλείου. Είναι απαραίτητο να σας ενημερώσουμεεπειδή αυτές οι χώρες εκτός της EEA και το Ηνωμένο Βασίλειο δεν προσφέρουν πάντα τα ίδια επίπεδα προστασίας στα προσωπικά δεδομένα.

Αν είστε κάτοικος της EEA ή του Η.Β.:

Ο Ευρωπαϊκός νόμος και ο Νόμος του Ηνωμένου Βασιλείου απαγορεύει την μεταφορά των προσωπικών σας δεδομένων εκτός της EEA και του Η.Β. εκτός και αν η μεταφορά πληροί τα ακόλουθα νομικά κριτήρια: Η χώρα στην οποία μεταφέρονται τα δεδομένα σας έχει εγκριθεί από την ΕΕ ότι διαθέτει επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων;
Ο ανεξάρτητος τρίτος επεξεργαστής δεδομένων, ο οποίος χρησιμοποιείται για την αποθήκευση ή την επεξεργασία πληροφοριών εκτός του EEA (π.χ. η Google επεξεργάζεται πληροφορίες στις ΗΠΑ), παρέχει εγγυήσεις εγκεκριμένες από την ΕΕ για την ασφάλεια των δεδομένων, π.χ. η σύμβαση επεξεργασίας ενσωματώνει Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρεςεγκεκριμένες από την ΕΕ;
Έχετε συναινέσει ρητά στη μεταφορά των πληροφοριών σας και έχετε προειδοποιηθεί για τους πιθανούς κινδύνους της μεταφοράς.

Σημαντική σημείωση για τις μεταφορές εκτός της EEA και το Ηνωμένο Βασίλειο υπό την (γ) παραπάνω (συναίνεση):

Όπως δηλώθηκε παραπάνω, τα προσωπικά σας δεδομένα μπορεί να κοινοποιηθούν σε μέλη άλλων υπηρεσιών των ΑΥ και με οποιοδήποτε άτομο είναι στη λίστα των έντεκα κατηγοριώνσύμφωνα με την παραπάνω Ενότητα 3. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει άτομα που είναι μέλη των ΑΥ και επίσης άτομα που δεν είναι μέλη των ΑΥ.

Λόγω της παγκόσμιας εμβέλειας της ΕΠ, υπάρχουν άτομα που διαμένουν σε περιοχές εκτός της EEA και του Ηνωμένου Βασιλείου. Κατά την εκτέλεση της υπηρεσίας τους στη ΕΠ, τα μέλη των υπηρεσιών θα πρέπει να επικοινωνούν μέσω email και άλλων τρόπων λειτουργίας, όπως Google, Zoom, Signal, WhatsApp, DropBox, Hello Sign, DocuSign, Microsoft 365, Mail Chimp, Constant Contact, AOL και Yahoo και άλλα.

Αν ένα μέλος της υπηρεσίας ΕΠ που διαμένει εκτός της EEA και του Ηνωμένου Βασιλείου, λάβει μια επικοινωνία που περιέχει προσωπικά δεδομένα οποιουδήποτε ατόμου, ή αν ένα μέλος της υπηρεσίας της ΕΠ κάνει χρήση του κοινοποιημένου φακέλου που έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα εντός ατόμου που διαμένει εκτός της EEA ή του Ηνωμένου Βασιλείου, τότε αυτό το μέλος της υπηρεσίας της ΕΠ θα μεταφέρει (επεξεργαστεί) προσωπικά δεδομένα εκτός της EEA και του Ηνωμένου Βασιλείου.

Η ΕΕ ή το Ηνωμένο Βασίλειο μπορεί διαπιστώσει για την εν λόγω χώρα εκτός του ΕΕΑ ότι υπάρχουν επαρκή ή ανεπαρκή πρότυπα προστασίας δεδομένων σε αυτήν τη χώρα.

Συνεπώς, η παρούσα Πολιτική Απορρήτου και η Ειδοποίηση αντιμετωπίζουν την πιθανότητα πρόσβασης και κοινοποίησηςπροσωπικών δεδομένων με άτομο που κατοικεί εκτός του EEA και του Ηνωμένου Βασιλείου, σε χώρα όπου η ΕΕ δεν έχει διαπιστώσει την επάρκεια. Εάν είστε κάτοικος του EEA ή του Ηνωμένου Βασιλείου, ως εκ τούτου, ζητείται η συγκατάθεσή σας για πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα εκτός του EEA ή του Ηνωμένου Βασιλείου. Στο κάτω μέρος αυτού του έντυπουθα σας ζητηθεί να δώσετε τη συναίνεση σας.

ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ

Στην περίπτωση που κάνετε οποιοδήποτε λάθος σχετικά με τη χρήση των προσωπικών δεδομένων άλλου ατόμου ή σε περίπτωση παραβίασης της ασφάλειας και της ασφάλειας αυτών των προσωπικών δεδομένων, τότε είναι ευθύνη σας, εντός 24 ωρών από τη στιγμή που αναγνωρίσετε αυτό το λάθος ή την παραβίαση, να ειδοποιήσετε τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ ή το μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ που έχει οριστεί ως υπεύθυνος για την προστασία του απορρήτου και των προσωπικών δεδομένων στη διεύθυνση chair@oavirtualregion.org

ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ

Μέλη των ΑΥ που προσφέρουν υπηρεσία στην ΕΠ είναι υπεύθυνα για την διαχείριση του δικού τους Φακέλου Dropbox ή άλλη ασφαλή αποθήκευση cloud και λογαριασμούς email. Η Επιτροπή ΕΠ και οι Πρόεδροι Υποεπιτροπών είναι υπεύθυνοι για τις διευθύνσεις email των ομάδων τους.

Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να αποθηκεύονται από την ΕΠ μόνο για την ελάχιστη απαιτούμενη περίοδο, σύμφωνα με τον σκοπό για τον οποίο υποβλήθηκαν σε επεξεργασία.

Σύμφωνα μεαυτό το έγγραφο, εγώ ως συνεργάτης της ΕΠ αναλαμβάνω και συμφωνώ ότι μόλις ολοκληρωθεί η υπηρεσία μου και – όπου χρειάζεται – αφού φορτώσωόλα τα προσωπικά δεδομένα που έχω συλλέξει ή/και χρησιμοποιήσει στο κεντρικό αποθετήριο δεδομένων της ΕΠ που ορίζεται για την υπηρεσία μου και αφού υποβάλω αναφορά στην ΕΠ ως προς τη χρήση προσωπικών δεδομένων, όταν απαιτείται, θα διαγράψω όλα τα προσωπικά δεδομένα που έχω συλλέξει και χρησιμοποιήσει και μοιραστεί· με την επιφύλαξη της διάταξης ότι, όταν υπάρχει ξεχωριστή ιδιωτική συμφωνία μεταξύ εμού και ενός υποκειμένου των δεδομένων για τη διατήρηση των προσωπικών τους δεδομένων, και στο βαθμό αυτής της ξεχωριστής και ιδιωτικής συμφωνίας, θα μου επιτρέπεται να διατηρώ τα προσωπικά τους δεδομένα.

Η ίδια η ΕΠ μπορεί να διατηρεί προσωπικά δεδομένα μέχρινα λήξη η περίοδος διατήρησης, όπως ορίζεται με λεπτομέρειες στονπαρακάτω Πίνακα. Είναι η ευθύνη του ατόμου που διαχειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα στο Dropbox της ΕΠ να καταβάλει εύλογες προσπάθειες για τη διαγραφή τους.

ΠΑΡΑΙΤΗΣΗ ΤΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΣΕ ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΗΧΟΓΡΑΦΗΣΗ ΤΗΣ ΦΩΝΗΣ ΣΑΣ

Στην περίπτωση οποιασδήποτε ηχογράφησης/ων της φωνής σας κατά τη διάρκεια της υπηρεσίας σας που παρέχετε στην Εικονική Περιοχή, απελευθερώνετε αυτή την ηχογράφηση στην Εικονική Περιοχή και άνευ όρων παραχωρείτε και εκχωρείτε σε αυτήν όλα τα δικαιώματα συνεχώς, συμπεριλαμβανομένων όλων των δικαιωμάτων χρήσης, χωρίς κανένα δικαίωμα ή αποζημίωση να σας οφείλει ή να πληρώνει για τη δημοσίευση και τη διανομή της ηχογράφησης στον ιστότοπο της ΕΠ ή/και σε άλλο κατάλληλο forum των ΑΥ, σε συλλογές, podcast και εφαρμογές ψηφιακών μέσων, όπως καθορίζονται αποκλειστικά από την Εικονική Περιοχή. Συμφωνείτε ότι οποιαδήποτε χρήση της ηχογράφησης της φωνής σας από τους ΑΥ έναντι αμοιβής θα γίνεται αποκλειστικά για να βοηθηθεί οικονομικά η Εικονική Περιοχή για τη συντήρησή της, για να συνεχίσει τον σκοπό της να μεταφέρει το μήνυμα σε ψυχαναγκαστικούς υπερφαγείς πουακόμα υποφέρουν.

Πίνακας A

Περιγραφή Δεδομένων	Χρονική διάρκεια διατήρησης
Πληροφορίες Επικοινωνίας για μέλη των ΑΥ που προσφέρουν υπηρεσία στην ΕΠ	30 μήνες
Καταχώρηση δήλωσης παρουσίας σε εκδηλώσεις της ΕΠ	30 μήνες μετά την παρουσία στην εκδήλωση της ΕΠ
Emails	30 μήνες αφότου σταλεί ή ληφθεί ένα email
Οικονομικά αρχεία (συμπεριλαμβανομένων και emails)	7 χρόνια μετά το τέλος του οικονομικού έτους με το οποίο έχουν σχέση
Πακέτα ατζέντας εκδηλώσεων	7 χρόνια μετά την εκδήλωση, για να καταστεί δυνατή η συνέχεια και η ευθύνη, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής ευθύνη
Περιεχόμενα φακέλου Dropbox, έγγραφο Google drive, έντυπα και φάκελοι	Η πρόσβαση του υπαλλήλου στο Dropbox διαγράφεται από τον διαχειριστή του Dropbox μόλις ολοκληρωθεί η παρέλθει η περίοδος παράδοσης Τα περιεχόμενα των φακέλων διαγράφονται σύμφωνα με αυτόν τον πίνακα Google Drive, φόρμες εγγράφων και φάκελοι θα διαγραφούν από τον Διαχειριστή του Drive μόλις ολοκληρωθεί η λήξητης περιόδου παράδοσης
Συνδρομητές του Ενημερωτικού Δελτίου (newsletter)	Όσο υπάρχει η συναίνεση
Ηχογράφηση	Απεριόριστα όπως περιγράφεται στην παράγραφο 1 παραπάνω.

Εάν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση, μπορείτε να επικοινωνήσετε ελεύθερα μαζί μαςστο email chair@oavirtualregion.org

Εκδοχή 14 Φεβρουαρίου, 2023

Οποιεσδήποτε ερωτήσεις για την παρούσα πολιτική ή οποιεσδήποτε απορίες πουαφορούν την προστασία δεδομένων θα πρέπει να εγείρονται με τον Πρόεδρο της ΕΠ στο chair@oavirtualregion.org

Yes I have read, understood and agreed to the terms of the Overeaters Anonymous Virtual Region Privacy Policy and Notice for Service Volunteers *

Are you a Member of the European Economic Community (EEC) or a member of the United Kingdom? *

I am an EEA or a United Kingdom resident and consent for my personal data to be transferred outside the EEA and the United Kingdom
I am not an EEA or a United Kingdom resident

Signature *